Avantages du système
L’utilisation d’un système de boîtiers de vote interactif apporte des avantages considérables :
Les réponses capturées en temps réel peuvent être visualisées et utilisées immédiatement.
Contrairement au vote à main levée, le votant ne peut se faire influencer par les autres et peut donner son opinion sans contrainte, ni pression.
Il est possible de procéder à un vote anonyme sans avoir à procéder à un dépouillement fastidieux.
Le système est extrêmement simple d’utilisation, ne demande pas d’installation difficile, d’administration fastidieuse ou de matériel encombrant.
Fonctions spécifiques d’OMBEA
En plus des fonctions standards qu’offrent notre système de vote (QCM, questions à réponses multiples, comparaison, etc.), le logiciel OMBEA Response possède certaines fonctionnalités très spécifiques et intéressantes pour une utilisation lors d’une AG ou d’une réunion d’actionnaires. Vous trouverez ci-dessous, un aperçu de ces fonctionnalités avancées, ce qu’elles peuvent vous offrir très concrètement et comment vous en servir.
Présence
Une diapositive de présence permet de faire le compte des présents en début de séance (ou à tout moment lors de la séance si nécessaire). Un rapport peut être généré immédiatement ou après la séance indiquant les présents et absents (avec toutes les informations contenues dans la liste des participants (nom, prénom, etc.), la date et l’heure du vote).
Pondération de vote
En temps normal, le vote de chaque participant est considéré comme une réponse unique. Cependant, lors d'une réunion d’actionnaires, différents participants peuvent avoir différents « poids » de vote en fonction de leurs nombre d'actions ou de tantièmes. Par exemple, vous souhaiterez peut-être qu’un participant avec 80 actions contribue pour '80' dans le calcul des votes.
Comment faire concrètement : créer une liste de participants dans la fenêtre Paramètres des participants dans l’onglet OMBEA Response. Ensuite, cliquez sur Ajouter une colonne et choisissez l’option Pondération de vote. Vous pouvez ensuite attribuer un « poids » de vote à chacun de vos participants (plus de détails sur la création de listes de participants nominatives en page 18 de notre guide d’utilisation)
Ainsi, au lieu d’afficher le nombre de votes, le système affiche le nombre ou le pourcentage (au choix) total d’actions ou de tantièmes pour les différentes options de réponse ce qui vous permet de constater très aisément si la résolution votée a obtenu la majorité simple.
Abstention/absence
Normalement, seuls les votes activement formulés par les participants sont affichés au travers des graphiques interactifs. Lors d’une AG, vous pourriez souhaiter faire apparaître les votes des participants ne s’étant pas exprimés ou étant absents en tant qu’ «Abstention».
Comment faire concrètement : modifier le paramètre Si pas de réponse dans la section Vote de la fenêtre de Propriétés de l’onglet OMBEA Response. Si vos options de réponse sont dans l’ordre : 1. Pour, 2. Contre, 3. Abstention/Absent – la valeur du paramètre Si pas de réponse devra être 3/C.
Le système ne peut automatiquement assignés comme abstenant que les participants ayant voté précédemment ou ayant été ajoutés dans la liste des participants. Pour que cette option fonctionne parfaitement, faites en sorte d’ajouter tous vos représentants dans la liste des participants avec leur poids de vote éventuel.
Cette fonction vous permet de constater aisément si la résolution votée a obtenu la majorité absolue ou l’unanimité, de la même façon que pour la majorité simple, le nombre total d’actions ou de tantièmes s’affichent à l’écran pour chaque option de réponse (y inclus le pourcentage ou nombre d’abstention comprenant les représentants absents).
Dénominateur de pourcentage
Habituellement, OMBEA Response calcule les pourcentages inclus dans les graphiques interactifs par rapport au nombre de participants qui ont voté. Le total des pourcentages s’élève donc toujours à 100%. Par exemple, si vous collectez 50 votes, chaque vote a une valeur de 2%.
Dans certaines circonstances, il vous sera peut-être utile de changer cette propriété. Par exemple, vous avez 250 actionnaires mais seulement 25 d’entres eux sont présents. Vous pourriez faire en sorte que le total des votes ne s’élève qu’à 10% pour refléter cela.
Comment faire concrètement : changer le Dénominateur de pourcentage et Fixer la valeur du dénominateur de pourcentage dans la section Graphique du panneau de Propriétés de l’onglet OMBEA Response. Dans notre exemple ci-dessus, la valeur du dénominateur de pourcentage devrait donc s’élever à 250.
Rapport des actionnaires
Suite à votre réunion, le système peut générer un rapport spécifique dénommé Rapport des actionnaires contenant des informations sur les participants, leurs votes, et leurs poids de vote. Le rapport indique également si un participant a voté activement ou si son vote a été auto-assigné (absence/abstention).
Vous trouverez ce rapport en cliquant sur le bouton Générer des rapports dans l’onglet OMBEA Response. Il vous est possible de générer des reports pendant le diaporama, si vous souhaitez créer un rapport après chaque décision par exemple. Pour ce faire, il vous faut garder la fenêtre Générer des rapports ouverte pendant la projection des diapositives.
N’hésitez pas à nous contacter pour discuter de l'utilisation potentielle de boîtiers de vote lors de votre prochaine réunion !.Notre équipe sera ravie de vous conseiller et de vous accompagner. Notre système est disponible autant à l'achat (utilisation régulière) qu'à la location (utilisation ponctuelle).